Alles über die elektronische Patientenakte (ePA) 

Informationsvideo über die elektronische Patientenakte

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Fragen und Antworten 

Was kann die ePA?

Die ePA kann mit einer App der gesetzlichen oder privaten Krankenkasse über ein Smartphone oder Tablet von Patientinnen und Patienten mit Dokumenten, Arztbriefen, Befunden etc. befüllt werden. 


Warum brauchen wir überhaupt eine ePA?

Je besser Ärztinnen und Ärzte sowie weitere Leistungserbringer die Krankengeschichte ihrer Patientinnen und Patienten nachvollziehen können, desto besser können sie die geeignete Behandlung wählen. Hierfür stellt die ePA eine wichtige Informationsquelle dar. Die ePA vernetzt Versicherte mit Ärztinnen und Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern. Viele bisher analog oder in Papierform ablaufende Arbeitsschritte können durch die ePA digitalisiert und vereinfacht werden. Statt einer Lose-Blatt-Sammlung zuhause oder einzelnen Befunden in den Praxissystemen verschiedener Praxen haben Ärztinnen und Ärzte sowie Patientinnen und Patienten alle relevanten Dokumente auf einen Blick sicher verfügbar. 


Was muss ich tun, um eine ePA zu erhalten?

Da sich die Abläufe für die einzelnen Krankenkassen unterscheiden können, erhalten Sie alle Details zur Beantragung und Einrichtung Ihrer ePA direkt von Ihrer  gesetzlichen oder privaten Krankenkasse.

In der Regel sind zunächst ein Zugang für den Online-Bereich Ihrer Krankenkasse und eine App erforderlich, die Sie aus dem jeweiligen Store (Google Play/Apple Store) herunterladen. Für die Registrierung benötigen Sie Ihre Krankenversicherungsnummer, eine PIN zu Ihrer Gesundheitskarte, die Sie von Ihrer Krankenkasse erhalten, und eine gültige E-Mail-Adresse.

Versicherte ohne Smartphone können die ePA auch schriftlich bei Ihrer Krankenkasse anfordern. In diesem Fall wird die Akte beim nächsten Arztbesuch nach Freigabe durch den Nutzer aktiviert. 

Muss der Krankenversicherte die ePA nutzen?

Nein, die ePA freiwillig ist. Versicherte entscheiden selbst, ob und wie sie die ePA nutzen möchten.

Wie können Patientinnen und Patienten die ePA befüllen?

Die ePA wird von den Krankenkassen seit dem 1. Januar 2021 zusammen mit einer App bereitgestellt. Mit dieser App können die Patientinnen und Patienten ihre ePA mit Dokumenten, Arztbriefen, Befunden etc. befüllen. Dokumente, die den Versicherten nicht digitalisiert vorliegen, können mit dem Handy oder Tablet eingescannt und dann in der ePA abgelegt werden. In weiteren ePA-Ausbaustufen soll das Ablegen strukturiert möglich sein. Die behandelnden Ärztinnen und Ärzte unterstützen die Versicherten bei der Befüllung der ePA. Die Versicherten erhalten bei der Führung ihrer ePA Unterstützung durch umfassende Aufklärung und Information durch die Krankenkassen.

Wobei hilft die ePA?

Die ePA ermöglicht, dass wichtige Informationen für die Behandlung der Patientinnen und Patienten schnell zur Verfügung stehen, zum Beispiel Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte und elektronische Medikationspläne)

Können Ärztinnen und Ärzte alleine bestimmen, was in der ePA gespeichert wird?

Nein, die Patientinnen und Patienten bestimmen, ob und welche Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA gespeichert werden und auch, welche wieder gelöscht werden sollen.

Ab wann haben Ärztinnen und Ärzte Zugriff auf die ePA?

Ärztinnen und Ärzte haben nicht automatisch Zugriff auf die ePA. Sowohl die Bereitstellung von medizinischen Daten in der ePA als auch der Zugriff auf diese durch behandelnde Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen und Zahnärzte, Apothekerinnen und Apotheker und weitere gesetzlich geregelte, zugriffsberechtigte Leistungserbringer, die in die Behandlung der Versicherten eingebunden sind, bedürfen der Freigabe durch die Versicherten. Ähnlich wie bei der Bankkarte müssen die Patientinnen und Patienten die medizinischen Daten mittels ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) freischalten. Ärztinnen und Ärzte benötigen für den Zugriff einen zweiten Schlüssel, nämlich ihren Heilberufsausweis und ebenfalls eine PIN. Die Patientinnen und Patienten allein entscheiden, welche medizinischen Anwendungen sie nutzen möchten und wer auf ihre Daten zugreifen darf. Sie können für die ePA – genau wie für andere medizinische Anwendung wie z.B. die Notfalldaten oder den elektronischen Medikationsplan (eMP) – jederzeit festlegen, ob und durch wen hierauf zugegriffen wird. Technisch auf die ePA-Daten zugreifen können die zugriffsberechtigten Leistungserbringer dann über eine Schnittstelle in ihrem Praxisverwaltungssystem.


Können auch andere Personen auf die ePA zugreifen?

Der Kreis derjenigen, die mit Einwilligung und Zugriffsfreigabe (PIN) der Versicherten auf die ePA zugreifen dürfen, ist gesetzlich streng geregelt. Patientinnen und Patienten können die ePA für Ärztinnen und Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten oder Apotheken sowie für weitere Leistungserbringer, die in die Behandlung eingebunden sind, freigeben – entweder nur für die aktuelle Behandlung oder für einen längeren Zeitraum (z.B. in der Hausarztpraxis). Ohne die Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten können weder Daten in der ePA gespeichert noch ausgelesen werden. Im Einführungsjahr der ePA kann der Zugriff auf die Informationen beschränkt werden, die von Ärztinnen, Ärzten und weiteren Leistungserbringern zur Verfügung gestellt wurden. Gleichzeitig können die von Versicherten selbst hochgeladenen Dokumente vom Zugriff ausgenommen werden. Umgekehrt können Versicherte den Zugriff auch nur auf die von ihnen eingestellten Dokumente erteilen.  Versicherte erhalten die Möglichkeit, über ihr Smartphone oder Tablet für jedes in der ePA gespeicherte Dokument einzeln zu bestimmen, wer darauf zugreifen kann, zum Beispiel für eine Untersuchung bei einem Facharzt 
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Was wird in der ePA gespeichert?

Zunächst können Patientinnen und Patienten in der ePA Daten aus bereits vorhandenen Anwendungen und Dokumentationen, wie zum Beispiel Notfalldaten, Medikationsplan, Arztbriefe, Befunde oder Röntgenbilder speichern. Außerdem können Versicherte in Ihrer ePA auch eigene Daten, wie z.B. ein Tagebuch über Blutzuckermessungen, ablegen. Seit 2022 können darüber hinaus auch der Impfausweis, der Mutterpass, das Untersuchungsheft für Kinder sowie das Zahnbonusheft in der ePA gespeichert werden.

Sind die Daten in der ePA sicher?

Die Daten werden in der ePA verschlüsselt abgelegt. Niemand außer der oder dem Versicherten und denjenigen, die von diesen zum Zugriff berechtigt wurden, können die Inhalte lesen. Die Krankenkasse darf beispielsweise nicht auf die Inhalte zugreifen. Der Zugriff auf die ePA erfolgt über die Telematikinfrastruktur, ein sicheres, in sich geschlossenes Netz.

Kann ich die ePA auch ohne die App nutzen?

Ja. Versicherte können ihre ePA mit ihrer elektronischen Gesundheitskarte und einer PIN, die ihnen von ihrer Krankenkasse zugestellt wird, auch direkt in der Arztpraxis bzw. beim Leistungserbringer nutzen. Sie können sie mit Daten, die ihren Behandlern im Zusammenhang mit der aktuellen Behandlung digital vorliegen, befüllen lassen. Die Arztpraxis nutzt ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) und lädt die lokal gespeicherten Daten in die ePA hoch. Alternativ kann eine dritte Person, zum Beispiel ein Familienmitglied, beauftragt werden, die ePA über die App zu verwalten. Die Nutzung der ePA ist auch über ein stationäres Gerät (z.B. Desktop PC) möglich.

Haben Minderjährige ein Mitspracherecht, welche Daten in der ePA gespeichert werden?

Hier gilt, dass jeweils im Einzelfall unter Berücksichtigung der Einsichtsfähigkeit des jeweiligen Minderjährigen (vorhandenes Verständnis des Minderjährigen für die Tragweite der Entscheidung und die allgemeine altersabhängige Reife) entschieden werden muss, ob ihm bei der Frage, was in die ePA eingestellt wird bzw. welcher Arzt darauf Zugriff erhalten soll, ein Mitsprache- oder sogar alleiniges Entscheidungsrecht eingeräumt werden sollte. Dabei ist stets das Kindeswohl zu berücksichtigen. Dasselbe gilt für die Frage, inwieweit ein minderjähriges Kind fordern kann, dass Daten aus seiner ePA gelöscht werden.


(Quelle: Bundesgesundheitsministerium, Gematik)


Für weitere Informationen steht Ihnen unser Praxisteam gerne zur Verfügung!